Çalışan ayrıldığında yalnızca lisansı kaldırmak yeterli bir devir süreci değildir. Kurumsal verinin korunması, iş akışının devam etmesi ve erişimlerin doğru zamanda sonlandırılması birlikte ele alınmalıdır. Teknik ekip, insan kaynakları ve ilgili iş birimi önceden onaylanmış bir süreç üzerinden çalışmalıdır.
Önce ayrılış talebini ve kapsamı doğrulayın
İşlem zamanı, hesabın sahibi, yöneticisi ve veri devrini alacak yetkili kişi belirli olsun. Hangi bilgilerin saklanacağı ve kimlere erişim verileceği kurumun politikaları ve ilgili yükümlülükler doğrultusunda değerlendirilmelidir. Bir çalışanın bütün dosyalarını herkese açmak doğru bir devir yöntemi değildir. Teknik işlem yapan ekibin onayı ve kayıt numarası bulunsun.
Erişimi kesmek ile veriyi silmek farklıdır
Microsoft'un çalışan ayrılışı rehberi, erişim engelleme, veri koruma, posta devri ve lisans işlemlerini ayrı adımlar olarak ele alır. İlgili sistemlere göre oturum ve cihaz işlemleri planlanmalıdır. Saklama gereksinimleri açıklığa kavuşmadan hesabı veya veriyi silmeyin.
Posta ve OneDrive için iş sahibi belirleyin
Devam eden yazışmaların kime ulaşacağı, otomatik yanıt veya yetkili erişim gerekip gerekmediği kararlaştırılsın. Paylaşılan posta kutusuna dönüştürme bir seçenek olabilir; lisans ve özellik koşulları ayrıca kontrol edilmelidir. OneDrive'daki iş dosyaları uygun ekip alanlarına kontrollü aktarılmalıdır. Şirketin uzun süre kullanacağı veri tek bir eski kullanıcı hesabına bağımlı bırakılmamalıdır.
Microsoft 365 dışındaki erişimleri unutmayın
- VPN, uzak masaüstü ve yerel ağ hesapları.
- CRM, ERP ve diğer SaaS uygulamaları.
- Parola kasası üyelikleri ve paylaşılan sırlar.
- Mobil cihazlar ve kurumun yönettiği uygulamalar.
- Harici dosya paylaşımları ve yönetici rolleri.
Kapanışta doğrulama yapın
Hesap için yapılan işlemleri, veri devrini ve açık işleri kaydedin. Yeni sorumlu kişinin dosya ve posta erişimini deneyin. Hibrit kimlik kullanılıyorsa değişikliğin hangi sistemden yönetildiğini kontrol edin; yanlış yerde yapılan işlem senkronizasyonla geri gelebilir. Cihaz teslimi ve veri işlemleri kurumun yetkili prosedürüne göre tamamlanmalıdır.
Lisansı hemen başka kullanıcıya verebilir miyiz?
Önce veri koruma, saklama ve iş devamlılığı adımları doğrulanmalıdır. Ürün davranışı ve saklama koşulları değişebildiğinden belirli bir süre varsaymayın. Paylaşılan posta kutusu rehberi devir seçeneklerini değerlendirmeye yardımcı olur.
İhtiyacınıza uygun kapsamı belirlemek için CieloSync çözümlerini inceleyebilir veya ekibimizle iletişime geçebilirsiniz.